YOUNG MUSIC MAKERS OF DYFED 

CHILD PROTECTION POLICY 

Adopted December 2011 

Revised 2015

Revised 2022

1 

1. 

INTRODUCTION 

Young Music Makers of Dyfed (YMMD) is committed to a practice, which protects 

children from harm. 

Paid personnel and volunteers in this organisation accept and recognise our 

responsibilities to develop awareness of issues, which cause children and young 

people harm. 

We will endeavour to safeguard children and young people by – 

• 

Adopting child protection guidelines through a code of behaviour for paid 

personnel and volunteers. 

• 

Sharing information about child protection and good practice with children, 

parents, paid personnel and volunteers. 

• 

Sharing information about concerns with agencies who need to know, and 

involving parents and children appropriately. 

• 

Following carefully the procedures for recruitment and selection of paid 

personnel and volunteers 

• 

Providing effective management for paid personnel and volunteers through 

supervision, support and training 

• 

We are also committed to reviewing our policy and good practice at regular 

intervals. 

2 

CODE OF BEHAVIOUR 

2.1 

Statement of Intent 

It is the policy of YMMD to safeguard the welfare of all children and young people 

by protecting them from all forms of abuse including physical, emotional and 

sexual harm. 

This organisation is committed to creating a safe environment in which young 

people can feel comfortable and secure while engaged in any of YMMD’s 

programmes or activities.  

Personnel should at all times show respect and understanding for individual’s 

rights, safety and welfare, and conduct themselves in a way that reflects the 

ethos and principles of YMMD. 

2.2 

Guidelines for all YMMD paid personnel and volunteers 

2.2.1 

Attitudes 

Paid personnel and volunteers should be committed to: 

• 
• 

Treating children and young people with respect and dignity. 

Always listening to what a child or young person is saying 

2 

• 
• 

• 

Valuing each child and young person 

Recognising the unique contribution each individual can make 

Encouraging and praising each child or young person 

2.2.2 

By Example 

Paid personnel and volunteers should endeavour to  

• 
• 

Provide an example, which we would wish others to follow 

Use appropriate language with children and young people and challenge any 

inappropriate language used by a young person or child or an adult working with 

young people. 

• 

Respect a young person’s right to privacy 

2.2.3 

One to one Contact 

Paid personnel and volunteers should  

• 
• 

Not spend excessive amounts of time alone with children, away from others 

In the unlikely event of having to meet with an individual child or young person 

make every effort to keep this meeting as open as possible. 

• 

If privacy is needed, ensure that other staff are informed of the meeting and its 

whereabouts 

2.2.4 

Physical Contact

Paid personnel and volunteers should avoid touching pupils whenever possible. If it is deemed absolutely necessary in order to teach effectively the personnel in question should:

·       Still consider whether touching is absolutely necessary – avoiding it if another strategy can be used.

·       Consider where they are touching the pupil. For example, using one finger to move a finger to the right place on an instrument is less intrusive than placing a hand on a pupil’s diaphragm.

·       Avoid touching the torso.

·       Always ask the pupil’s permission before touching them, explaining in full what they are doing and why.

·       Stand in front of the pupil, and as much as possible at arm’s length.

Without per

2.2.5 

General 

Paid personnel and volunteers should 

• 

Be aware that someone might misinterpret our actions no matter how well 

intentioned  

• 
• 

Never draw any conclusions about others without checking the facts 

Never allow ourselves to be drawn into inappropriate attention seeking 

situations such as tantrums or crushes 

• 

Never exaggerate or trivialise child abuse issues or make suggestive remarks or 

gestures about, or to a child or young person, even in fun 

3 

3 

SHARING INFORMATION ABOUT CHILD PROTECTION AND GOOD PRACTICE  

WITH  CHILDREN, PAID PERSONNEL AND VOLUNTEERS 

Good communication is essential in any organisation.  YMMD will make every 

effort to ensure that should individuals have concerns, they will be listened to 

and taken seriously. 

It is the responsibility of the management to ensure that information is available 

to, and exchanged between all those involved in this organisation and its 

activities.  Some information is confidential and should only be shared on a 

strictly need-to-know basis.  Conformity with GDPR legislation is required at all times

c

3.1 

Children and young people 

Children and young people have a right to information, especially any 

information that could make life better and safer for them.  YMMD will act to 

ensure they have information about how, and with whom, they can share their 

concerns, complaints and anxieties. 

When sharing information, YMMD personnel will be sensitive to the level of 

understanding and maturity, as well as to the level of responsibility, of the people 

with whom they are sharing. 

3.2 

Parents 

Parents / persons with parental responsibility are ultimately responsible for their 

children’s welfare at all times, and they should be assured that their children are 

involved with a credible organisation. 

We achieve this by  

• 
• 

Publicising information on all our activities involving children and young people 

Publishing the named Designated Child Protection Person(s) and how to make a 

complaint on the internet site www.ymmd.org.uk 

• 

Publishing a full copy of the Child Protection Policy on the internet site 

www.ymmd.org.uk 

3.3 

Paid Personnel & Volunteers 

As an organisation, which offers support and guidance to children and young 

people, it is imperative that all personnel engaged by YMMD  are aware of their 

responsibilities under the Child Protection legislation and has a working 

knowledge of YMMD’s procedures.   All personnel will have a valid DBS

certificate.

Al

3.4 

Other Bodies 

A copy of our Child Protection Policy will be made available to any other 

appropriate body. 

4 

̵

4. 

SHARING INFORMATION ABOUT CONCERNS WITH AGENCIES WHO NEED TO 

KNOW AND INVOLVING PARENTS AND CHILDREN APPROPRIATELY 

4.1 

Procedure for Reporting Allegations or Suspicions of Abuse 

 In any case where an allegation is made, or someone in YMMD has concerns, a 

record should be made.  Details must include, as far as practical: 

̵ 

̵ 

̵ 

̵ 

̵ 

̵ 

̵ 

Name of child or young person 

Age 

Home Address (if known) 

Date of Birth (if known) 

Name/s and Address of parent/s or person/s with parental responsibility 

Telephone numbers if available 

Is the person making the report expressing their own concerns, or passing on 

those of somebody else?  If so, record details 

What has prompted the concerns?  Include dates and times of any specific 

incidents 

̵ 

̵ 

̵ 

Has the child or young person been spoken to? If so, what was said? 

Has anybody been alleged to be the abuser? If so, record details 

Who has this been passed on to, in order that appropriate action is taken? e.g. 

school, designated officer, social services etc 

̵ 

̵ 

Has anyone else been consulted? If so, record details 

Action Taken 

5. 

REPORTING PROCEDURES

See flowchart below 

6. 

DESIGNATED CHILD PROTECTION PERSONS 

For reasons of confidentiality the only person(s) who need to know this 

information are the following Designated Child Protection Persons 

Helen McNabb

Administrator

1 Grange Gardens,

Llantwit Major

CF61 2XB

Email : ymmdyfed @gmail.com

Phone : 07977547137

Louise Welch

Ffnonfadog
Sarnau
Llandysul
SA44 6QF

Email : louise.welch@yahoo.co.uk

Phone  01239 654573 / mobile 07817 563423

The Designated Person(s) will inform the relevant outside organisation of the 

incident. 

7. 

RECORD KEEPING 

All records, information and confidential notes should be kept in separate files in 

a secure drawer or filing cabinet.  Digital information will be password protected

Only the designated Persons will have access to these files.  

8. 

 DISCLOSURE

• 

Never guarantee absolute confidentiality, as Child Protection will always have 

precedence over any other issues. 

• 

Listen to the child, rather than question him or her directly. Offer him / her 

reassurance without making promises, and take what the child says seriously. 

• 
• 
• 

• 
• 

Allow the child to speak without interruption, 

Accept what is said – it is not your role to investigate or question. 

Do not overreact. 

Alleviate feelings of guilt and isolation, while passing no judgement 

Advise that you will try to offer support, but that you must pass the information 

on. 

• 
• 

• 

Explain what you have to do and whom you have to tell. 

Record the discussion accurately, as soon as possible after the event, 

Use the child’s words or explanations – do not translate into your own words, in 

case you have misconstrued what the child was trying to say. 

• 

Contact one of the YMMD Designated Persons for advice / guidance. 

The Designated Person may then discuss the concern / suspicion with the 

relevant organisation, and, if appropriate, make a direct referral.  If either 

7 

Designated Person is not available, or it is inappropriate to approach them, the 

volunteer / member of staff with the concern should make direct contact with 

the relevant organisation themselves 

• 

Record any discussions or actions taken within 24 hours.  

9. 

Record any discussions or actions taken within 24 hours.  

9. 

PROCEDURES FOR RECRUITMENT & SELECTION OF PAID PERSONNEL & 

VOLUNTEERS 

YMMD  operates employment and supervision procedures that ensure  

highest priority is given to issues relating to child protection.  Paid personnel and 

volunteers who will be working directly with children and young people will be 

required to undergo a police check as part of our recruitment police. 

10 

SUPERVISION, SUPPORT & TRAINING 

YMMD encourages the development of paid personnel and volunteers through 

on-going support, supervision and training. 

11 

INDUCTION 

Each new member of staff or volunteer is made familiar with YMMD’s policies 

and procedures including the Child Protection Policy and Code of Behaviour.